Hieronder vind je een instructie hoe EVO Booker gebruikt dient te worden.
We hebben het zo eenvoudig mogelijk proberen te maken. Mocht je alsnog vragen hebben; bel 0857920202 (NL), 02-8084961 (BE) of mail info@evobooker.com.
1) Wat is EVObooker?
EVObooker is een boekingssysteem dat is ontwikkeld door Evenses. Vanuit de wens om zowel de klanten van het bedrijf alsmede de artiesten beter te kunnen bedienen, is de behoefte ontstaan aan een nieuw en beter boekingssysteem.
Met een team van ontwikkelaars is een systeem gebouwd, wat is aangepast aan de wensen en eisen van de huidige tijd. Hierbij is het einddoel: de beste en meest gebruikersvriendelijke ervaring voor zowel de klant als de artiest.
2) Hoe log ik in?
Als we je vragen voor een optie of boeking, krijg je een mailtje waarin een knop staat met ‘Mijn boekingen’ er op. Als je hierop klikt dan ben je direct ingelogd.
Een andere manier is om zelf een inlog aan te maken:
- Je dient hiervoor eenmaal via de knop vanuit je mail in het systeem te komen.
- Druk op je naam, rechts bovenin, en selecteer ‘account’.
- Vul bij ‘Change your password’ een wachtwoord naar keuze in bij ‘New password’
- Druk onderin op de blauwe knop op ‘submit’.
- Vanaf nu kun je ook inloggen via: /dashboard. Gebruik dan je e-mailadres en wachtwoord.
3) Waar zie ik mijn boekingen?
In het linker menu (via mobiel zit dit in het hoofdmenu, links bovenin je scherm) kun je op het volgende klikken:
* Bookings: Voor een lijst weergave van je boekingen.
Je kunt hier op allerlei zaken filteren zoals opties, boekingen, annuleringen en nog veel meer. Klik op een boeking voor alle beschikbare informatie.
* Agenda: Voor een agenda weergave van je boekingen.
Hier kun je middels een agenda je opties, boekingen en annuleringen zien. Ook kun je via ‘add an agenda item’ een blokkade toevoegen waarop je niet beschikbaar bent. De weergave kun je op maand, week en dag zetten. Via de pijltjes kun je navigeren door de kalender.
Voor uitgebreide informatie zie verderop de uitgebreide uitleg over het Bookings en Agenda.
4) Hoe geef ik mijn beschikbaarheid door?
Je beschikbaarheid kun je op 3 manieren doorgeven:
- Log in bij EVObooker en geef per boeking door of je beschikbaar bent of niet. Dit kan in het ‘Bookings’ menu door de selectie te maken bij ‘Are you available?’ Als je klikt op de detailweergave van een boeking (door op de groene knop te drukken met het vergrootglas er in) kun je het ook doorgeven.
- Per mail vragen we je ook vaak naar beschikbaarheid. Hierin vind je knoppen met ‘wel beschikbaar’ en ‘niet beschikbaar’. Als je hier op klikt komt de beschikbaarheid direct bij de boeker bij ons door.
- Via de telefoon of e-mail. Wij verwerken dan de correcte beschikbaarheid van de boeking.
5) Hoe synchroniseer ik de agenda van Evobooker met mijn eigen agenda?
Ga naar het menu Agenda:
- Klik ‘Add to your own calendar’:
Klik hierop om de agenda te synchroniseren met je huidige agenda. Allerlei agenda’s zijn mogelijk: Google, Apple, Android, outlook en meer. Selecteer de agenda die je gebruikt en doorloop de stappen. Alle boekingen en opties zullen in je agenda worden weergegeven. Zo blijft je gemakkelijk op de hoogte.
6) Hoe wijzig ik mijn paswoord?
- Login via de ‘Mijn boekingen’ knop via je mail of via /dashboard met je e-mailadres en wachtwoord.
- Druk op je naam, rechts bovenin en selecteer ‘Account’.
- Vul bij ‘Change your password’ een wachtwoord naar keuze in bij ‘New password’
- Druk onderin op de blauwe knop op ‘Submit’. Je wachtwoord is nu gewijzigd.
7) Ik ben mijn wachtwoord vergeten, wat nu?
- Ga naar /dashboard
- Druk op ‘Forgot your Password’
- Vul je e-mailadres in en druk op reset.
- Je ontvangt een mail van EVObooker met een nieuw wachtwoord, hiermee kun je direct inloggen.
- Mocht je het handig vinden, kun je jouw wachtwoord weer wijzigen naar een wachtwoord wat je zelf hebt gekozen. Hoe dit moet vind je bij punt 6 van deze FAQ.
8) Uitgebreide informatie over menu ‘Bookings’:
Dit is een lijst waarbij je alle boekingen, opties en annuleringen kunt weergeven. Standaard laat deze alle opties, boekingen en annuleringen staan die vanaf vandaag staan. Je kunt zelf filteren op wat je wilt zien.
- Booking status: we werken met de volgende statussen van onze aanvragen:
* Option: dit is een optie. Dit is een aanvraag die nog lopend is, maar nog niet bevestigd is.
* Booking: dit een bevestigde aanvraag. De klant heeft te kennen gegeven dit te willen boeken.
* Cancelled: dit is een geannuleerde aanvraag. Deze zal dus niet meer doorgaan.
- Finance status: dit is de status die jouw factuur heeft. Voordat we je een factuur kunnen uitbetalen dien je je legitimatie en een ondertekende samenwerkingscontract toe te sturen. Deze kun je uploaden via je ‘Account’ in EVObooker. Mochten we nog bepaalde documenten nog nodig hebben, dan zie je dit staan. Maak dit dan zo snel mogelijk in orde, zodat we je hierna jouw facturen kunnen uitbetalen. Daarnaast nog andere belangrijke statussen:
* No action needed (yet): er is (nog) geen factuur nodig, dit is vaak het geval bij een aanvraag die nog in optie staat.
* Waiting for invoice: we hebben jouw factuur nog niet ontvangen van deze boeking. Stuur deze dan nog op naar finance@evenses.com zodat wij de factuur kunnen verwerken. Het bedrag dat je kunt factureren zie je per boeking bij ‘Price’.
* All docs received, not paid yet: we hebben alle benodigde documenten ontvangen. Standaard betalen wij de factuur altijd binnen 30 dagen na de boeking.
* Completed and paid: we hebben alle benodigde documenten van je ontvangen en de boeking is door ons aan je uitbetaald of ingepland om binnen 30 dagen overgemaakt te worden.
- Agent: Hier kun je filteren op de persoon bij de boeker die een bepaalde aanvraag heeft behandeld.
- From / To: Hier kun je een vanaf datum en een einddatum selecteren waarvan je de aanvragen wilt weergeven.
- Clear filters: Hiermee selecteer je in een keer de selectiecriteria die je hebt aangevinkt.
- Select fields to show: Hierbij kun je weergeven welke velden je in de weergave wilt laten zien in de kolomweergave van de lijst. De meeste zijn hierboven al behandeld. De overige worden hieronder nog uitgelegd:
- ID: Dit is het boekingsnummer. Dit is een uniek nummer waarmee de boeker en de klant kunt zien over welke optie/boeking dit gaat. Het is dus handig om dit nummer te noemen als je wilt overleggen over een bepaalde boeking.
- Are you available? Dit is de status van jouw beschikbaarheid. We hebben de volgende statussen:
* Unknown: Je beschikbaarheid is bij ons nog onbekend. Geef dit door, door op het pijltje te klikken. Je kunt kiezen uit:
* Available: Als je beschikbaar bent of
* Unavailable: Als je niet beschikbaar bent.
Zodra je de status van je beschikbaarheid wijzigt dan krijgt de boeker een melding per e-mail. Je hoeft dit dus nog niet nogmaals door te geven. Het kan ook zijn dat we je hebben gevraagd via de e-mail om je beschikbaarheid door te geven. Als je op de wel beschikbaar of niet beschikbaar knop drukt in je mail, dan wordt dit ook direct verwerkt. Daarnaast kan de boeker ook jouw beschikbaarheid wijzigen, als je dit bijvoorbeeld telefonisch doorgeeft.
Zodra een boeking definitief is en jij bent ook daadwerkelijk ingepland, dan kun je de status niet meer wijzigen.
- Product: Het product of de dienst die bij jou geboekt is.
- Date: De aanvangsdatum van de boeking.
- Time: De begin- en eindtijd van de boeking.
- Price: De gage die er beschikbaar is voor deze opdracht.
- Contact: De contactpersoon van de boeker (zelfde als ‘agent’ in de filter).
- Location: De locatie van de boeking.
- ‘Groene knop met vergrootglas’: Klik hierop om meer details van de boeking in te zien.
9) Uitgebreide informatie over menu ‘Agenda’:
- Add an agenda item:
Klik op deze knop om zelf een blokkade toe te voegen. Dit kun je doen als je niet beschikbaar bent voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld door vakantie of werk. Vul de begin- en einddatum en tijd in. Je kunt eventueel nog een uitleg er bij geven (bijvoorbeeld ‘vakantie’), maar dit hoeft niet. De boeker ziet in de agenda dat je geblokkeerd bent en hij/zij zal je dus niet gaan inplannen voor eventuele boekingen.
- Add to your own calendar (AANRADER):
Klik hierop om de agenda te synchroniseren met je huidige agenda. Selecteer de agenda die je gebruikt en doorloop de stappen. Alle boekingen en opties zullen in je agenda worden weergegeven. Zo blijft je gemakkelijk op de hoogte.
- De agenda weergave:
Dit is een agenda waarbij je de boekingen en opties kunt zien waarvoor je bent gevraagd. Tevens zie je jouw eventuele blokkades. Je kunt het per maand, week of dag weergeven. Klik op een aanvraag om meer details (view booking) te zien.
- View booking weergave:
In deze weergave zie je alle details die we hebben van een optie of boeking. Bovenaan zie je het (unieke) boekingsnummer. Noem deze als je naar ons belt of mailt voor eventuele vragen. Het is ingedeeld in de volgende 5 secties:
- Contact
Dit is de contactpersoon bij de boeker die verantwoordelijk is voor deze aanvraag. De naam van het bedrijf, telefoonnummer(s) en e-mailadres vind je hier.
- Products
Dit zijn de diensten/producten waarvoor jij bent geboekt. Het bestaat uit de volgende secties:
- Naam van de act.
- Data: Dit is de aanvangsdatum.
- Tijd: Tijdstip van de boeking.
- Startklaar: Tijdstip waarop uiterlijk alles startklaar dient te staan.
- Inbegrepen: Dit is wat je dient te leveren. Let er op dat je je hier ook aan houdt, dit is ook gecommuniceerd naar de klant.
- Over ‘Naam van jouw act’: Dit is de promo tekst van jouw act, welke de klant ook ziet.
- Bekijk de website: Indien je een profiel hebt op de site van de boeker, is dit zichtbaar vanaf hier.
- Referenties: Hier vindt je enkele referenties die de klant ook ziet. We proberen zoveel mogelijk echte referenties te gebruiken, maar soms noemen we wat algemene referenties.
- Callsheet notes: Specifieke afspraken die zijn bedoeld voor jou.
- Time at location: Op dit tijdstip verwacht de klant jou op locatie.
- Time ready to start: Op dit tijdstip verwacht de klant dat je alles geheel startklaar hebt.
- Price: Dit is de inkoopprijs exclusief eventuele btw. Dit mag je dus aan de boeker factureren voor deze opdracht. Mocht je inkoop uit meerdere elementen bestaan, dan staan deze hier allemaal vermeld. Let op: het is niet toegestaan om zonder uitdrukkelijke toestemming van de boeker meer te factureren dan dit bedrag.
- Customer
Hier vindt je de naam en contactgegevens van de klant. Als boeker raden wij altijd aan om, als het een boeking is, minimaal een week van tevoren even met de klant te bellen. Dit om kennis te maken met de klant, de boeking kort te bespreken en eventuele wensen en bijzonderheden te bespreken.
- Location
Dit is het adres waarop je de boeking dient te leveren.
- Details
Dit is additionele informatie die vaak nog beschikbaar is bij de boeking. Dit wordt vaak direct door de klant ingevuld. Lees deze dus goed, want dit is vaak belangrijke informatie. De meeste velden spreken voor zich, enkele worden hieronder nader toegelicht:
- Aantal gasten: Het aantal gasten dat aanwezig is op de gelegenheid. Mocht je bepaalde (geluids)techniek meenemen is het belangrijk om dit aantal te weten: kijk dus naar dit getal.
- Naam/telefoonnummer contactpersoon: Dit is het contactpersoon voor tijdens de boeking zelf. Mocht je de locatie bijvoorbeeld niet kunnen vinden, bel dan dit nummer als eerste.
- Laden/lossen, begane grond / Gratis parkeren: Deze velden geven extra informatie over de praktische situatie op de locatie. Moet je veel spullen laden en/of lossen, kijk hier dan goed naar.
10) Uitgebreide informatie over menu ‘My Account’:
Hier kom je door rechts bovenin op je naam te klikken. Je kunt hier je gegevens bekijken en beheren.
- Email adres: Het adres waarnaar de boeker communiceert.
- Naam: Je naam.
- Avatar: Hier kun je een foto uploaden die links bovenin wordt weergegeven.
- Products: Hier zie je de diensten/producten waarmee je bent gekoppeld. Voor deze diensten kunnen we je boeken. ‘Amount’ is het aantal keer dat je dit gelijktijdig kan leveren.
- Passport/ID: Hier kun je je legitimatie uploaden.
- Signed contract (BELANGRIJK): Hier vindt je het contract wat je dient te tekenen als je iets levert aan Evenses. Dit is het vervangende contract van de VAR-verklaring. Hierbij verklaar je dat je zelf verantwoordelijk bent voor je eigen belastingaangifte, niet in loondienst bent bij Evenses en je geen acquisitie doet voor jezelf of andere partijen als Evenses tijdens boekingen van Evenses. Je vindt hier een blanco contract bij de knop ‘Download the blanc contract’. Vul op bladzijde 1 je naam en adres in. Onderteken op bladzijde 4 en vul hier ook de datum en plaats in. Als je dit hebt gedaan kun je het ondertekende contract uploaden en is het klaar.
- Sectie ‘Adress’: Hier kun je jouw contactgegevens invoeren. Check of deze er al staan en of de gegevens kloppen. Zo niet; vul deze dan even aan. Dit zijn namelijk de gegevens waarop we jou kunnen bereiken voor alles omtrent boekingen.
Heb je alles ingevuld? Druk dan op de ‘submit’ knop om alles op te slaan.
11) Hoe lang moet ik een optie aanhouden?
We verzoeken je om de optie voor de volgende periode vast te zetten:
Boeking binnen 14 dagen - 7 dagen optie vastzetten
Boeking binnen 15-30 dagen - 14 dagen optie vastzetten
Boeking binnen 1-3 maanden - 1 maand optie vastzetten
Boeking binnen 4-12 maanden - 2 maanden optie vastzetten
Boeking verder dan 12 maanden - 3 maanden optie vastzetten
Als de periode is verstreken en je hebt niets meer van ons gehoord, kun je zonder overleg de optie laten vervallen. Uiteraard proberen we je zoveel mogelijk op de hoogte te houden over de status van de optie. Mocht je gedurende de optie tijd voor hetzelfde moment een aanvraag krijgen, wil je ons dan hierover informeren? Wij controleren dan de status van de aanvraag. Je kunt altijd de status van al je boekingen inzien via ‘mijn boekingen’.
12) Een optie / boeking / annulering is uit mijn agenda verdwenen. Hoe kan dat?
Het kan zijn dat we uiteindelijk iemand anders inplannen voor een boeking of optie. Of dat de boeking geheel wordt verwijderd. De aanvraag zal dan ook uit jouw eigen agenda verdwijnen. Bij onduidelijkheid: bel of mail altijd even.
