Congres

Zit jij in een adviesraad voor de branche waarin je werkt, en zijn jullie gevraagd om met wat manieren om de grote en de kleine spelers in de sector wat dichter bij elkaar te brengen? Werk je bij een bedrijf dat congressen en andere grootschalige evenementen organiseert, en komt er volgend jaar een grote aan waarvoor jullie wat speciaals willen doen? Of ben je misschien gewoon een hele gepassioneerde professional die de lokale groei van zijn of haar sector wil stimuleren en om die reden zelf een klein congres op poten wil zetten? Heb je er wel eens over nagedacht om met de hulp van een ervaren event planner als Evenses een congres te boeken?

Wij staan in Nederland en België bekend als één van de beste adressen als het gaat om het organiseren van feesten en evenementen, en het boeken en leveren van allerlei soorten entertainment en aanverwante diensten, maar we zijn ook heel actief in het organiseren en boeken van congressen voor onze klanten. Van kleinschalige lokale congressen tot uitgebreide congressen voor internationale bezoekers, wij beschikken over de diensten, de contacten, en de ervaring om jou te helpen bij het organiseren van het perfecte congres.

Een helpende hand van een ervaren partij is over het algemeen heel nuttig bij het organiseren van een congres, zeker wanneer je zelf nog nooit een congres georganiseerd hebt. Dat wil echter niet zeggen dat wij niet van toegevoegde waarde kunnen zijn voor mensen die al meerder congressen vorm heeft gegeven, want er kan nogal veel op je afkomen als organisator. Vaak is het zo dat hoe groter of uitgebreider het congres is, hoe meer elementen er zijn om rekening mee te houden en hoe complexer deze elementen kunnen worden. Als organisator ben je uiteindelijk voor alles verantwoordelijk, van het managen van de toegang en het regelen van de logistiek tot het verzorgen van eventuele catering en wat entertainment voor de aanwezigen.

Door samen met ons een congres te boeken, kunnen wij jou wat werk wat helpen verlichten. Op die manier wordt het makkelijker om het overzicht te bewaren, en kan je je concentreren op de taken die je niet uit handen kan of wil geven. Denk daarbij, bijvoorbeeld, aan het verzorgen van wat simpele catering voor de bezoekers van het congres. Wij zouden, bijvoorbeeld, één of meerdere foodtrucks neer kunnen zetten op of buiten het congresterrein. Een ander voorbeeld zou zijn om je te helpen met het boeken en opbouwen van betrouwbare podia en bijbehorende apparatuur, zoals verlichting en geluidsinstallaties.

Het hoeft helemaal niet moeilijk te zijn om het perfecte congres te boeken voor jouw gelegenheid, maar gezien het aanbod wat betreft opties voor congressen in Nederland en België is het over het algemeen wel een goed idee om hierbij de hulp in te roepen van een bedrijf dat ervaring heeft op het gebied van zulke boekingen. Niet alle opties die wij aanbieden zullen namelijk even goed passen bij het congres dat jij gaat organsieren. Evenses beschikt over een uitgebreid portfolio van dienstverleners, live acts, en andere opties die op de meeste congressen niet zouden misstaan. Die expertise en die ervaring gebruiken we graag om jou te helpen, zodat jij het perfecte congres kan boeken.

Onze entertainment specialisten zijn zeven dagen per week bereikbaar via het offerteformulier op onze website, of per e-mail of telefoon. Als je eerst zelf het aanbod wil verkennen, dan kan je met de hulp van onze zoekmachine het zoeken wat overzichtelijker maken. In combinatie met ander materiaal dat je kan vinden op het internet kan je zo een eerste indruk van de beschikbare opties voor allerlei soorten congressen krijgen. Om je alvast wat verder te helpen met de organisatie van jouw congres zullen we hieronder ook een lijstje zetten met enkele dingen waar je op moet letten bij het organiseren van een congres en wat tips om van jouw congres een succesvol evenement te maken.

Waar je op dient te letten bij het organiseren van een congress

Het ligt er natuurlijk helemaal aan wat voor congres je precies gaat organiseren, maar je kan ervan uitgaan dat je over het algemeen als organisator op heel veel dingen moet letten. Uiteindelijk sta je er, als het goed is, niet alleen voor, zeker niet als je overweegt om samen te werken met Evenses, maar de organisator draagt toch veel verantwoordelijkheid. Om die reden zetten we hieronder al enkele van die elementen op een rijtje.

De grootte van de locatie

Dit klinkt misschien logisch, en dat is het eigenlijk ook, maar je zou verbaast zijn hoeveel congressen er plaatsvinden op locaties die te klein of juist te groot zijn voor de grootte van het evenement en het aantal bezoekers. Het is van groot belang om een goed idee te hebben van hoeveel mensen je kan verwachten op het congres, want zo weet je welke locaties het beste passen bij de gelegenheid. Een te kleine ruimte of locatie is om duidelijke redenen een probleem, maar ook het boeken van een te grote locatie kan negatieve effecten hebben op het congres. Dat is niet alleen weggegooid geld, maar geeft ook het beeld van een slecht bezocht congres.

De logistieke infrastructuur

Zeker voor grotere congressen waarvoor grote aantallen mensen naar jouw locatie komen, is het wel belangrijk dat de infrastructuur in directe omgeving van de locatie dergelijke getallen aan kan. Het voordeel hier is dat veel locaties die geschikt zijn voor grotere congressen vaak op goed verbonden en makkelijk te bereiken punten liggen. Hou desalniettemin rekening met hoeveel mensen er komen en vooral met wat voor transport ze naar de locatie zullen komen bij het uitkiezen van een locatie voor het congres dat je gaat organiseren.

Check de kalender

Één van de eerste milestones bij het organiseren van een congres is het bepalen van de datum. Onze gespecialiseerde medewerkers kunnen je helpeb bij het kiezen van de perfecte datum op basis van verschillende factoren. Het is, bijvoorbeeld, handig om te weten welke andere congressen en grote evenementen er rond dezelfde tijd zouden plaatsvinden, aangezien dit de infrastructuur rond de locatie van jouw congres kan laten vastlopen en prijzen van, bijvoorbeeld, vluchten en hotelkamers doet stijgen. Daarnaast doe je er in veel gevallen verstandig aan om het congres niet in het weekend of tijdens een vakantie plaats te laten vinden, aangezien veel mensen het bijwonen van congressen toch ziet als werken.

Enkele tips voor het organiseren van een congres dat erbovenuit steekt

Waar de vorige heading vooral refereert aan basiselementen die je absoluut in de gaten moet houden bij het boeken van een congres, gaan we op dit stukje iets dieper in op de dingen die je kan doen om jouw evenement net dat beetje extra te geven. Als organisator wil je tenslotte dat jouw congres uniek is en dat mensen er nog lang over zullen napraten.

Verzin een passend thema voor het congres

Op een congres wil je onder de bezoekers graag een gevoel van saamhorigheid creëren en het verzinnen van een thema kan daarbij helpen. Daarnaast kan je met een algemeen thema ook alle elementen van het congres laten samenkomen, van het logo en de branding tot de locatie en interne logistiek, om er echt een samenhangend geheel van te maken. Wat voor thema goed past bij het congres dat je gaat organiseren hangt natuurlijk heel erg af van de branche of het onderwerp, maar algemene thema's als “Samen sterker”, “Onderwijs in de 21ste eeuw”, of iets dergelijks kunnen van aanzienlijke toegevoegde waarde zijn.

Haal expertise in huis

We schreven al eerder dat er bij het boeken van een congres heel veel op je af kan komen, en vaak nog tegelijkertijd ook. Wees daarom niet bang om te delegeren, zeker niet wanneer het om een groot congres gaat, maar dan moet je wel je best doen om goede mensen in huis te halen. Door, bijvoorbeeld, een marketingspecialist of een administratief medewerkers in te huren, kan je al wat taken overdragen en zelf focusen op andere dingen. Op zulke manieren kan Evenses je helpen om een congres te boeken.

Ook relaxen is belangrijk

Tenslotte is het ook belangrijk om een beetje variatie te bieden aan de bezoekers. De meeste congressen zijn serieuze aangelegenheden waar mensen komen om te werken, te leren, en te netwerken, maar dat wil niet zeggen dat je hen ook niet wat leuks kan aanbieden voor wanneer ze even een pauze willen. Wat dacht je, bijvoorbeeld, van een eetzaal vol goochelaars die zich tussen de lunchende mensen door bewegen, of van een poffertjeskraam bij de ingang?

Wat Evenses zoal voor je kan betekenen

Als specialist op het gebied van event planning en entertainment werken wij samen met een breed portfolio aan leveranciers van diensten die geschikt zijn voor allerlei soorten congressen, van kleine, lokale evenementen tot enorm uitgebreide congressen waar mensen van over de hele wereld naar toe komen. Of je nou een regionaal congres voor jouw branche wil organiseren met daarbij een catering die men zich nog lang zal heugen, of een groot congres in een gigantisch complex dat nog helemaal moet worden uitgerust voor de gelegenheid, bij Evenses helpen je graag om de ideale opties voor jouw evenement te vinden en te boeken. Door een congres te boeken kan je het geheel helemaal uniek maken, zeker als je op voorhand al een goed idee vormt voor jezelf van wat voor soort congres je gaat organiseren en hoe je de vele facetten van die organisatie wil gaan invullen.

Congres organiseren voor uw bedrijf? Zodra u uw congreslocatie, congrescentrum of congreszaal gevonden hebt is het belangrijk om het congresprogramma of de congres planning op te gaan stellen. Vaak is het zo dat er bij een congres een vorm van entertainment aanwezig is. Wij van Evenses helpen u graag met het brengen van entertainment voor uw bijeenkomst, neem gerust met ons even contact op. Wij hebben genoeg ervaring om het juiste entertainment te vinden voor uw congres, bijeenkomst of conferentie. Van klein- tot grootschalige congreszalen en van basic tot luxe congrescentra kunnen wij voor scherpe lage prijzen entertainment bieden. Zo kunt u een band, orkest of zanger boeken, maar ook een presentator of een act bij ons inhuren voor uw congres.

Bent u specifiek opzoek naar achtergrondmuziek die door bijvoorbeeld een jazzband, duo, trio, orkest of solist wordt verzorgd? Of bent u juist opzoek naar een spectaculaire openingsact of afsluitingsact, zoals een vuurshow, robotshow, dansshow, of acrobatiek? Dat is allemaal te regelen bij boekingsbureau Evenses!

Congres organiseren: huur hier uw orkest, pianist, band of dansshow

Bent u benieuwd naar onze producten en diensten of wilt u verder nog informatie over de mogelijkheden die wij u kunnen bieden? Twijfel niet en neem gerust contact met ons op. Wij helpen u graag, want bij Evenses bent u aan het juiste adres voor het entertainment van uw conferentie, bijeenkomst of congres. Evenses zorgt altijd voor een product op maat van goochelaars tot buikdanseressen en van Dj's tot bekende artiesten voor uw congres.